Et prosjekt ER ikke et PSO-prosjekt, men det kan bli

Det er en vanlig misforståelse at man ut fra et prosjekts karakteristika kan finne om det er et PSO-prosjekt. En mer nyttig tankegang er å vurdere om prosjektet med fordel BØR bli et PSO-prosjekt. Last ned artikkelen her.

2.2.11

Hefte i praktisk bruk av MSProject

MSProject - et hefte med gode tips for praktisk bruk kan du finne her

Prosjektbeslutninger i offentlig sektor

Prosjektgjennomføring i offentlig sektor kan mange ganger virke tungrodd. Det skyldes delvis at prosjektene ofte foregår i kompliserte omgivelser.

• Mange organisasjoner deltar

• Prosjektets oppdragsgiver befinner seg geografisk langt vekk fra gjennomføringen

• Politiske prosesser kompliserer, for eksempel vil folkevalgte fra ulike partier med ulike grunnleggende oppfatninger om prosjektet være involvert

• Skille mellom administrasjon og politisk ledelse

Slike forhold krever mer kompliserte beslutningsmodeller knyttet til beslutningspunktene der vi underveis i prosjektlivsløpet avgjør prosjektets nedleggelse eller videreføring underveis. Vi finner dette i beslutningsmodellen i PLP, Prosjektlederprosessen som markedsføres av NPM’s samarbeidspartner PLP Utvikling AS. Den er derfor vesentlig ulik fra de enkle modeller i privat sektor. Modellen kan virke tyngre, mer formell og langsom, men det er også nødvendig for å sikre gode beslutninger.

Last nede hele artikkelen

(1.10.08)

Markedsforsøket - Det forlengede produktutviklingsprosjekt

Produktutviklingsprosjekter regnes av mange som en egen prosjekttype. Den skiller seg ut ved at den normale leveransen er et underlag for et produkt som skal masseproduseres i fremtiden i motsetning til for eksempel et byggeprosjekt der prosjektets leveranse er selve bygget som skapes bare en gang. I tillegg har de fleste produktuviklingsprosjekter høy forretningsmessig usikkerhet.

Med kortere produktlevetid og økende forretningsmessig usikkerhet kan det være fordelaktig å tenke produktuviklingsprosjekter noe videre slik at det kan levere mer en et underlag for videre fremstilling. En slik vinkling kan gi redusert usikkerhet, økt læringseffekt og bedre tverrfaglig samarbeid.

Last ned hele publikasjonen

(14.8.08)

Gode tips for å gjøre diffuse prosjekter konkrete

Her kan du laste ned en presentasjon som nylig ble gitt i en større Interreg-prosjektsamling. En utfordring  for mange av disse prosjektideene er å gjøre dem klare, konkrete og tydelige slik at de kan komme gjennom silingen i sekretariatet. Presentasjonen gir en del enkle føringer for prosjektplanlegging.

(11.10.07)

Integrasjonsstyring

Det første av 9 PMIs kompetanseområder heter integrasjonsstyring. Jeg har merket meg at de fleste – inkludert de som er PMI-sertifisert – har ganske vage forestillinger om hva som egentlig ligger i dette. Det er synd, for jo mer jeg har arbeidet med prosjekter jo tydeligere har viktigheten av ”integrasjonsstyringen” blitt.

Les hele artikkelen (5.11.07)

Last ned som pdf-fil

Hendelsesorientert planlegging (milepæls-planlegging) eller aktivitetsorientert planlegging er to ulike tilnærminger til planlegging av prosjekter. Noen forfekter å starte med aktiviteter og så finne milepæler, andre er tilhengere av å gå motsatt vei. Noen sier det er avhengig av prosjekttypen, i virkeligheten er det mer avhengig usikkerheten knyttet til prosjektet. Les hele artikkelen.

ADT i organisasjoner

Amerikanske prosjektguruer som Tom DeMarco, Microsoft-konsulenten Steve McConnel og flaskehalsspesialisten Eliyuah Goldratt har bidratt til fokus på problemer med overstressede organisasjoner med høy grad av multitasking og fullstendig mangel på slakk. De har påvist hvordan dette går ut over prosjekter som typisk blir forsinket og leverer resultater med dårlig kvalitet. Vi fra NPM har diskutert syndromet i mange av våre prosjektkurs. Nå er fenomenet kommet i fokus også utenfor prosjektverdenen, og det har fått betegnelsen ADT (Attention Deficit Trait). På grunn av at hver enkelt i en organisasjon driver for mye ”multitasking” (eller ”mangesysling”), mister vi evnen til fokus og konsentrasjon, vi blir "hyperaktive". Organisasjoner blir preget av travelhet, men effektiviteten blir dårlig. Dette kan være utgangspunkt for organisasjoners død. ADT ble beskrevet i en større artikkel i Dagbladet 17.1.05.

 Vi har en mer inngående beskrivelse av fenomenet på vår nettside http://www.npm.as/prosjektteorijan05.htm

Kartlegging av et prosjekts suksesskriterier er viktig i våre dagers kompliserte prosjekter med mange interessenter. Vi må også skille mellom suksesskriterier og suksessfaktorer i prosjekter. Les mer

En vanlig årsak til at prosjekter er feiler er at vi ikke har tenkt forbi prosjektet og til fremtidig drift. Som i et stafettløp er det en kritisk veksling mellom etappene. Les mer

NPM har arbeidet i mange år med systematikk rundt ledelsens Management by Projects (MBP) og hvilke teknikker og verktøy som kan brukes for å gjøre dette effektivt. Balanced Scorecard er et av mange mulige metoder.

I høst vil vi også inngå et samarbeid med Dash Software as (tidligere mer kjent som Nordak as) i Moss for å utvikle softeware for styring av prosjektporteføljer som vil være til stor hjelp for den eller de som tildeles et slikt ansvar. Denne softwaren vil inkludere både prosjektliste med prioritering, ressursstyring, visualisering av prosjektporteføljen og livssyklusoversikter for de ulike prosjekter. Den vil være knyttet til vår prosjektmodell.

NPMs prosjektmodell er nå tilgjengelig – helt gratis

For at et foretak skal få en god prosjektkultur er det nødvendig med en felles forståelse for ord og begrepet knyttet til prosjektarbeid. Vi må også sikre at alle som på en eller annen måte kommer i befatning med prosjektene i vår organisasjon forstår rollespillet med den naturlige tildeling av ansvar og myndighet. For å få dette på plass er en felles prosjektmodell nødvendig.

NPM har lang erfaring med prosjektarbeidsmodeller. En av våre grunnleggere Torbjørn Wenell var den eksterne ressurspersonen da Ericssons prosjektmodell, PROPS, i sin tid ble utarbeidet. Vårt grunnkurs, Praktisk Prosjektarbeid, er bygget rundt de samme tankene. Senere har NPM deltatt aktivt i utarbeidelsen av prosjektmodeller for flere norske foretak.

En god prosjektmodell må oppfylle følgende krav:

• Den må kunne brukes på alle typer prosjekter i et foretak
• Brukere må oppleve at de er tjent med å anvende modellen
• Den må være enkel og forståelig slik at den blir brukt
• Den må ikke virke byråkratiserende
• Den må være fleksibel slik at den kan justeres ved endrete behov
• Modellen må være utformet slik at den involverer den strategiske ledelsen

Som nevnt over må en god prosjektmodell være ”generisk”, det vil si den må kunne brukes på alle ulike typer prosjekter. For å få til dette skilles det mellom prosjektledelsesmodellen som er uavhengig av prosjekttypen og prosjektarbeidsmodellen som tilpasses ulike prosjekttyper.

I vår modell sørger fargesettingen for klart og oversiktelig skille mellom prosjektets styrende (prosjekteier), ledende (prosjektleder) og utførende (prosjektmedarbeidere)) roller.

Vi har nå lagt ut vår prosjektmodell til fri benyttelse med tilgang fra vår webside, www.npm.as. Gå inn på www.npm.as/prosjektmodell.htm og hent ut det du trenger av grafiske modeller, forklaringer og de nødvendige dokumenter.

Ytterligere hjelpemidler, dokumenter og forklaringer blir lagt til etter hvert.

Kommunikasjonssvikt fører til prosjektfiasko

De fleste prosjektfagfolk er enige om at god kommunikasjon er en av de viktigste suksessfaktorer i prosjektarbeid. Francis Hartman, professor i prosjektstyring ved University of Calgary, Canada, hevder til og med i sin bok ”Don’t Park Your Brain Outside” (PMI 1999), at all prosjektfiasko på en eller annen måte kan føres tilbake til sviktende kommunikasjon. Det kan høres voldsomt ut, men tenk godt over det – f.eks. ville et mislykket prosjekt ha blitt stoppet tidligere dersom kommunikasjonen hadde vært bedre.

I våre dagers prosjekter - der man ofte sitter spredt og samarbeider fra ulike organisasjoner - er utfordringen større enn noensinne. Misforståelser og uklarheter hører til dagens orden. Derfor er hjelpemidler som sikrer god kommunikasjon og tilgang på informasjon vesentlige for å sikre vellykkede prosjekter. Ofte er det en løsning å etablere ”virtuelle prosjektrom” som muliggjør enkel kommunikasjon og god tilgang til planer og prosjektdokumenter.