Suksessfaktorer og suksesskriterier

Et prosjekt er en suksess når interessentene jubler, ikke bare under gjennomføringen men også lenge etter at prosjektet er ferdig. Slik sett har suksessfaktorer og suksesskriterier med kvalitet å gjøre. Kvalitet er "hvor bra"-dimensjonen i prosjektarbeid, og når man diskuterer "hvor bra" bør man spørre "hvor bra for hvem". Dermed kommer prosjektets interessenter inn.

• Suksesskriteriene brukes i etterkant til å etterprøve kvalitet i prosjekt.
• Suksessfaktorene må vi tilføre prosjektet for å få suksess.

Suksesskriterier

Suksesskriteriene brukes i etterkant til å vurdere om prosjektet var vellykket. Følgende regnes som "standard" suksesskriterier:

• Prosjektet har nådd sitt prosjektmål, det vil si leveransen er ferdig i henhold til avtalte spesifikkasjoner innenfor tid og kostnadsrammen
• Prosjektet når sitt effektmål, det vil si det bringer det foretaket det gjennomføres i til den ønskete tilstand ved at prosjektets leveranse er tatt i bruk
• Eksterne kunder har hatt fordeler av prosjektet og prosjektets resultater
• Egen organisasjon har hatt læringsutbytte av prosjektet
• Prosjektdeltakerne føler at de har hatt personlig læringsutbytte av prosjektet

Dette er fem dimensjoner som kan brukes til å etterprøve suksess. Få prosjekter vil få full score på alle disse.

Et enkelt prosjekt har ofte flere og mer detaljerte suksesskriterier. Dersom vi setter av tid i prosjektets utredningsfase til å diskutere suksesskriterier, vil interessante ting komme opp som vil trigge endringer i prosjektet og ofte gi ideer til andre prosjekter. Dette er en spennende kreativ prosess som ofte kommer ut med overraskende resultater og som kan omforme prosjektet. Derfor bør den gjennomføres tidlig i prosjektets livssyklus.

Å finne suksesskriterier tar utgangspunkt i prosjektets interessenter, og vi tar for oss ulike viktige interessenter og klarlegger hva som skal til for at ulike interessentgrupper i ettertid skal mene at prosjektet var vellykket.

Mens "effektmålet" måler virkning i forhold til egen organisasjon, har suksesskriterier et videre perspektiv.

Suksessfaktorer

I matematikken er en faktor noe som et annet tall multipliseres med. Jo høyere faktoren er, jo støre blir produktet av de to tallene. I prosjektarbeid er suksessfaktorene det vi må tilføre prosjektet for at det skal bli bra. Opplagte suksessfaktorer er:

• God planlegging
• Mye planlegging
• God oppfølging
• God prosjektledelse
• God usikkerhetshåndtering
• Motiverte grupper
• Kunnskapsoverføring mellom prosjekter
• osv.

Listen kan bli svært lang. Et problem er imidlertid doseringen av suksessfaktorene. Vi vet f.eks. at kunnskapsoverføring er bra, betyr det at "mer kunnskapsoverføring er bedre (slik danske professor Pernille Eskerød sier)"? Her er det selvfølgelig optimalpunkter. Derfor er suksessfaktorer og doeseringen av dem avhengige av prosjekt, prosjekttype, organisasjon osv.. Vi bør sette av tid i forberedelsesfasen til å diskutere prosjektets sukessfaktorer.