Overlevering av prosjektleveranser

Det er ikke første gang jeg opplever tilsvarende når den slags systemer skal innføres. Dette er dårlig prosjektplanlegging. Slike problemer ved idriftsettelsen av en prosjektleveranse er unødvendige og kan unngås ved å legge stor vekt god tid i forveien på prosjektets slutt. En god prosjektmodell bør inneholde de nødvendige føringer for dette.

To viktige ting bør vektlegges for å unngå slike problemer i implementeringen av en prosjektleveranse.

• Forståelse for mottakerrollen: Mottakeren er den person i basisorganisasjonen der prosjektet foregår som har ansvaret for driftingen av prosjektleveransen i basisorganisasjonen. Noen ganger er dette prosjekteier, men slett ikke alltid. Uten en involvert mottaker vil prosjektet ofte få store problemer med idriftsettelsen og prosjektets effekter innfris ikke.
   
• Planlegging av overleveringen: Det er nyttig å tenke detaljert lang tid i forveien på prosjektavslutning og overlevering. Derfor skal vi tidlig i prosjektet utarbeide detaljerte planer for prosjektavslutningen. Allerede i prosjektstarten skal man ha klart for seg hva prosjektavslutningen innebærer, og under gjennomføringen skal vi hele tiden sørge for at resultater og erfaringer dokumenteres. Involvering av sluttbrukere og mottaker er viktig gjennom hele prosjektet.

Prosjektets leveranse (prosjektresultatet) skal overleveres på en på forhåndsbestemt måte. Dette kan skje ved et bestemt sluttidspunktet eller i form av flere delleveranser. Overlevering skal avtales ved prosjektstart. Det skal finnes en egen plan for overleveringen. En person i prosjektgruppen bør ha dette spesielle ansvaret.

 Vi må også skille mellom interne og eksterne mottakere. Ofte har vi begge deler:

• En intern mottaker som er ansvarlig for egen organisasjons arkivering, videre drift og vedlikehold av leveransen.
   

• En ekstern mottaker som mottar og betaler for leveransen og bruker den videre i sin organisasjon